II. Responsabil cu protecția datelor (DPO)

Introducere

Scop și domeniu de aplicare

Acest document specifică cerințele pentru un sistem de management destinat asigurării conformității cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Acesta se aplică tuturor organizațiilor care colectează, stochează sau procesează date cu caracter personal ale cetățenilor Uniunii Europene, indiferent de mărimea sau domeniul de activitate.

Definiții și termeni

Pentru claritate, acest document utilizează următorii termeni și definiții:

  • Date cu caracter personal: orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

  • Prelucrarea datelor: orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, inclusiv colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, ștergerea sau distrugerea.

  • Operator de date: persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

  • Persoană vizată: persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate.

 

Cerințe generale

  • Imparțialitate și independență: organizația trebuie să asigure imparțialitatea și obiectivitatea în toate activitățile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal. Politicile trebuie să fie stabilite pentru a preveni conflictele de interese și pentru a asigura că deciziile sunt luate fără influențe externe.

  • Confidențialitate: protejarea informațiilor sensibile și confidențiale este esențială. Organizația trebuie să aibă politici stricte pentru a preveni accesul neautorizat la datele cu caracter personal și pentru a asigura că toate informațiile sunt gestionate conform reglementărilor legale.

 

Cerințe structurale

  • Organizarea și responsabilitățile: organizația trebuie să aibă o structură organizatorică clar definită, cu roluri și responsabilități bine stabilite pentru managementul conformității cu GDPR. Organigrama trebuie să fie actualizată periodic pentru a reflecta schimbările și pentru a asigura eficiența operațiunilor.

  • Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO): organizația trebuie să desemneze un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO) care să asigure respectarea regulilor GDPR. DPO-ul trebuie să aibă acces direct la conducerea organizației și să fie implicat în toate aspectele legate de protecția datelor.

 

Cerințe de resurse

  • Personal: personalul implicat în prelucrarea datelor cu caracter personal trebuie să aibă calificările necesare și să participe la programe de formare continuă pentru a-și menține competențele. Fiecare angajat trebuie să fie evaluat periodic pentru a se asigura că îndeplinește standardele de performanță.

  • Infrastructură: organizația trebuie să dispună de resursele și infrastructura necesare pentru a susține managementul conformității cu GDPR. Aceasta include sisteme de securitate a informațiilor, tehnologii de criptare și facilități de stocare sigură a datelor.

 

Cerințe procesuale

  • Colectarea și consimțământul: organizația trebuie să obțină consimțământul explicit al persoanelor vizate înainte de a colecta și prelucra datele cu caracter personal. Consimțământul trebuie să fie specific, informat și liber consimțit, iar persoanele vizate trebuie să fie informate cu privire la scopurile prelucrării datelor.

  • Drepturile persoanelor vizate: organizația trebuie să asigure respectarea drepturilor persoanelor vizate, inclusiv dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergere, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a se opune prelucrării.

  • Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA): pentru prelucrările de date care prezintă riscuri ridicate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, organizația trebuie să efectueze o Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA). DPIA trebuie să includă o descriere a prelucrării, evaluarea necesității și proporționalității, evaluarea riscurilor și măsurile de atenuare a acestora.

  • Raportarea incidentelor de securitate: organizația trebuie să aibă proceduri clare pentru identificarea, raportarea și gestionarea incidentelor de securitate. În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, organizația trebuie să notifice autoritatea de supraveghere în termen de 72 de ore și, dacă este necesar, să informeze persoanele vizate.

 

Managementul calității

  • Sistemul de management al calității: implementarea unui sistem de management al calității este esențială pentru asigurarea conformității cu GDPR. Acesta trebuie să includă politici și proceduri pentru toate aspectele legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, de la colectare până la ștergere.

  • Controlul documentelor: documentele și înregistrările trebuie să fie gestionate riguros pentru a asigura că sunt corecte și disponibile atunci când este necesar. Organizația trebuie să aibă proceduri pentru crearea, revizuirea, aprobarea și distribuirea documentelor legate de conformitate.

  • Îmbunătățirea continuă: organizația trebuie să se angajeze în îmbunătățirea continuă a proceselor și metodologiilor utilizate pentru protecția datelor cu caracter personal. Acest lucru poate include evaluări periodice, feedback-ul angajaților și al părților interesate, și implementarea de acțiuni corective și preventive.

 

Evaluare și Audit

  • Audit intern: auditurile interne sunt esențiale pentru a verifica conformitatea cu cerințele GDPR. Organizația trebuie să planifice și să efectueze audituri interne regulate pentru a evalua eficacitatea sistemului de management al conformității și pentru a identifica oportunități de îmbunătățire.

  • Revizuirea managementului: managementul organizației trebuie să revizuiască periodic performanța sistemului de management al conformității. Această revizuire trebuie să includă evaluarea rezultatelor auditului intern, feedback-ul părților interesate și identificarea acțiunilor necesare pentru îmbunătățire.

 

Managementul neconformităților

  • Identificarea și controlul neconformităților: procedurile pentru identificarea și controlul neconformităților trebuie să fie bine definite. Organizația trebuie să documenteze toate neconformitățile legate de conformitate, să analizeze cauzele acestora și să implementeze acțiuni corective pentru a preveni recurența.

  • Acțiuni corective și preventive: organizația trebuie să dezvolte și să implementeze acțiuni corective și preventive bazate pe analiza cauzelor neconformităților. Aceste acțiuni trebuie să fie monitorizate și evaluate pentru a asigura eficacitatea lor.

 

Satisfacția părților interesate

  • Feedback-ul părților interesate: colectarea și analiza feedback-ului de la părțile interesate este crucială pentru îmbunătățirea proceselor de protecție a datelor. Organizația trebuie să aibă proceduri pentru a colecta feedback-ul și pentru a-l folosi în evaluarea performanței.

  • Îmbunătățirea satisfacției părților interesate: organizația trebuie să implementeze măsuri pentru a îmbunătăți satisfacția părților interesate. Acestea pot include îmbunătățiri în comunicare, transparența proceselor și asigurarea unei experiențe pozitive pentru toate părțile implicate.

I. Protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

Protecția Datelor cu Caracter personal (GDPR)

Responsabil cu Protecția Datelor (DPO)

Introducere

Scop și domeniu de aplicare

Acest document specifică cerințele și îndrumările pentru desemnarea, rolul și suportul unui Data Protection Officer (DPO) în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR). Acesta se aplică tuturor organizațiilor care necesită un DPO pentru a asigura conformitatea cu GDPR, indiferent de mărimea sau domeniul de activitate.

Definiții și Termeni

Pentru claritate, acest document utilizează următorii termeni și definiții:

  • Data Protection Officer (DPO): persoana desemnată de o organizație pentru a asigura respectarea regulilor GDPR și pentru a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate.

  • Date cu caracter personal: orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

  • Prelucrarea datelor: orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal.

 

Cerințe generale

  • Imparțialitate și independență: DPO-ul trebuie să fie imparțial și independent în exercitarea atribuțiilor sale. Politicile organizației trebuie să asigure că DPO-ul nu primește instrucțiuni privind exercitarea sarcinilor și că este protejat împotriva demiterii sau sancționării pentru îndeplinirea responsabilităților GDPR.

  • Confidențialitate: DPO-ul trebuie să respecte confidențialitatea și secretul profesional în ceea ce privește îndeplinirea sarcinilor sale. Toate informațiile și datele gestionate de DPO trebuie tratate cu cea mai mare confidențialitate.

 

Cerințe structurale

  • Organizarea și responsabilitățile: organizația trebuie să desemneze un DPO cu responsabilități clar definite pentru protecția datelor cu caracter personal. DPO-ul trebuie să fie integrat în structura organizațională, cu acces direct la conducere pentru a putea raporta eficient despre conformitatea cu GDPR.

  • Desemnarea DPO: organizația trebuie să desemneze un DPO în următoarele cazuri:

  • Prelucrarea este efectuată de o autoritate sau organism public.

  • Activitățile principale ale organizației constau în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare regulată și sistematică a persoanelor vizate la scară largă.

  • Activitățile principale ale organizației constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date sau a datelor referitoare la condamnări penale și infracțiuni.

 

Cerințe de resurse

  • Calificări și formare: DPO-ul trebuie să aibă cunoștințe de specialitate în legislația și practicile din domeniul protecției datelor, precum și capacitatea de a îndeplini sarcinile prevăzute de GDPR. Organizația trebuie să ofere suport continuu pentru formarea și dezvoltarea profesională a DPO-ului.

  • Resurse necesare: organizația trebuie să pună la dispoziția DPO-ului resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor sale, inclusiv accesul la datele cu caracter personal și la operațiunile de prelucrare, precum și resurse financiare, tehnice și umane adecvate.

 

Cerințe procesuale

  • Monitorizarea conformității: DPO-ul trebuie să monitorizeze conformitatea organizației cu GDPR, inclusiv atribuțiile, responsabilitățile și formarea personalului implicat în prelucrarea datelor. Aceasta include efectuarea de audituri, revizuirea politicilor de protecție a datelor și furnizarea de recomandări pentru îmbunătățire.

  • Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA): DPO-ul trebuie să supravegheze și să ofere consultanță privind DPIA, atunci când prelucrarea prezintă un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate. DPO-ul trebuie să colaboreze cu toate departamentele relevante pentru a asigura evaluarea și gestionarea corespunzătoare a riscurilor.

  • Gestionarea solicitărilor persoanelor vizate: DPO-ul trebuie să gestioneze solicitările persoanelor vizate cu privire la drepturile lor GDPR, inclusiv dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitatea datelor și opoziția la prelucrare.

  • Relația cu autoritățile de supraveghere: DPO-ul trebuie să coopereze cu autoritatea de supraveghere și să acționeze ca punct de contact pentru aceasta. DPO-ul trebuie să informeze și să consilieze organizația cu privire la obligațiile de conformitate și să reprezinte organizația în relațiile cu autoritățile de supraveghere.

 

Managementul calității

  • Sistemul de management al calității: implementarea unui sistem de management al calității este esențială pentru asigurarea conformității cu GDPR. Acesta trebuie să includă politici și proceduri pentru toate aspectele legate de protecția datelor, de la colectare până la ștergere.

  • Controlul documentelor: documentele și înregistrările trebuie să fie gestionate riguros pentru a asigura că sunt corecte și disponibile atunci când este necesar. Organizația trebuie să aibă proceduri pentru crearea, revizuirea, aprobarea și distribuirea documentelor legate de conformitate.

  • Îmbunătățirea continuă: organizația trebuie să se angajeze în îmbunătățirea continuă a proceselor și metodologiilor utilizate pentru protecția datelor cu caracter personal. Acest lucru poate include evaluări periodice, feedback-ul angajaților și al părților interesate, și implementarea de acțiuni corective și preventive.

 

Evaluare și Audit

  • Audit intern: auditurile interne sunt esențiale pentru a verifica conformitatea cu cerințele GDPR. Organizația trebuie să planifice și să efectueze audituri interne regulate pentru a evalua eficacitatea sistemului de management al conformității și pentru a identifica oportunități de îmbunătățire.

  • Revizuirea managementului: managementul organizației trebuie să revizuiască periodic performanța sistemului de management al conformității. Această revizuire trebuie să includă evaluarea rezultatelor auditului intern, feedback-ul părților interesate și identificarea acțiunilor necesare pentru îmbunătățire.

 

Managementul neconformităților

  • Identificarea și controlul neconformităților: procedurile pentru identificarea și controlul neconformităților trebuie să fie bine definite. Organizația trebuie să documenteze toate neconformitățile legate de conformitate, să analizeze cauzele acestora și să implementeze acțiuni corective pentru a preveni recurența.

  • Acțiuni corective și preventive: organizația trebuie să dezvolte și să implementeze acțiuni corective și preventive bazate pe analiza cauzelor neconformităților. Aceste acțiuni trebuie să fie monitorizate și evaluate pentru a asigura eficacitatea lor.

 

Satisfacția părților interesate

  • Feedback-ul părților interesate: colectarea și analiza feedback-ului de la părțile interesate este crucială pentru îmbunătățirea proceselor de protecție a datelor. Organizația trebuie să aibă proceduri pentru a colecta feedback-ul și pentru a-l folosi în evaluarea performanței.

  • Îmbunătățirea satisfacției părților interesate: organizația trebuie să implementeze măsuri pentru a îmbunătăți satisfacția părților interesate. Acestea pot include îmbunătățiri în comunicare, transparența proceselor și asigurarea unei experiențe pozitive pentru toate părțile implicate.

 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  

FAQ

Politica de Confidențialitate

Termeni și Condiții

Despre noi

ANPC - SAL

ANPC

Soluționarea Online a Litigiilor

Garanția 100%

Golden Audit Consulting 
J04/1614/2023
CUI 48966001
Str. 9 Mai nr 78
Bacău, Bacău

DATE COMERCIALE

CLIENȚI

office@goldenauditconsulting.ro

+40 747/908.445

Contactează-ne

 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Informații utile

Ne găsești și pe: